Nõuded arvetele
Tehes äri Eestis puutute te kindlasti kokku klientidele arvete väljastamisega. Arveid väljastatakse kas ilma käibemaksuta või käibemaksuga. Käibemaksu arvestus puudutab neid ettevõtteid kes on registreerinud ennast Maksuametis käibemaksukohuslaseks, kas siis vabatahtlikult, või vastava kohustuse tekkimisel.
Maksukohuslane on kohustatud väljastama kauba võõrandamise või teenuse osutamise korral arve seitsme kalendripäeva jooksul, arvates kauba ostjale lähetamise või kättesaadavaks tegemise või teenuse osutamise päevast või maksustamisperioodi viimasest päevast.
Eestis tuleb arvete väljastamisel tähele panna kahte seadust: Raamatupidamise seadus ja Käibemaksuseadus.
Kui teie ettevõte on Eestis käibemaksukohuslane, siis on arve peal kohustuslikud järgmised rekvisiidid:
- Arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev. Te võite välja töötada oma seeriaga numbrite süsteemi ( näiteks Arve nr. 2014/0001 ), või väljastada arveid lihtsalt kronoloogilises järjestuses lihtnumbritega (näiteks Arve nr. 1);
- Arve väljastaja nimi, aadress ja tema käibemaksukohuslasena registreerimise number;
- Kauba/teenuste saaja nimi ja aadress. Pange tähele! Kui näit. rongipiletil või poetšekil ei ole kauba/teenuse saaja nime või aadressi, siis saaja võib need sinna ise peale kirjutada. Põhimõte on siiski selles, et ühte ja sama kuludokumenti ei saaks oma raamatupidamises kajastada mitu ettevõtet.
- kauba soetaja või teenuse saaja käibemaksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus
- kauba kogus või teenuse maht ;
- kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast
- kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
- maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
- tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Käibemaksusumma märgitakse eurodes.
Kui teie firma ei ole käibemaksukohuslane, siis eelpooltoodud nõuded, mis on seotud just käibemaksukohuslaseks olemisega, teile ei rakendu. Kõik teised nõuded teie ettevõtte arvetele kehtivad vaatamata sellele.
Pange tähele! Kui teie ettevõte ei ole käibemaksukohuslane, kuid arve väljastamisel lisate arvele juhuslikult ka käibemaksu, siis tuleb teie firmal valesti näidatud käibemaks ka deklareerida: täita ühekordne käibemaksu deklaratsioon ja maksta käibemaks Maksuametile. Pange tähele! Fakt, et teie firma maksab käibemaksu Maksuametile, ei anna veel kauba/teenuse saajale õigust seda käibemaksu oma makstavalt käibemaksusummalt tagasi arvestada. Ostja e. saaja peab järgima tavapärast ettevõtja hoolsuskohustust ja kontrollima, kas müüja on ikka käibemaksukohuslane s.t. kas tal on õigust näidata oma arvel käibemaksu.
Eesti Raamatupidamise seadus määrab kindlaks tehingute toimumist kinnitava raamatupidamise algdokumendi nõuded. Enamik Raamatupidamise seaduse nõudeid kattub Käibemaksuseaduse nõuetega arvetele. Et dokumendist saaks aga tehingut kinnitav dokument, selleks on arvel vajalik ettevõtte esindaja allkiri, kes kinnitab sellega tehingu toimumist. Allkirja võib võrdsustada ostuarve elektroonse aktseptimisega, mis samuti kinnitab tehingu toimumist.
Dokumentide kirjendamisel raamatupidamises lisatakse algdokumendile ka raamatupidamise kande number. Iga kanne pearaamatus peab olema dokumenteeritud ja seos algdokumendiga identifitseeritav.